W odpowiedzi na rosnące znaczenie zrównoważonego rozwoju i ESG wiele firm staje obecnie przed pytaniem, który z ich działów powinien przejąć odpowiedzialność za te kwestie lub czy w ogóle należy utworzyć nowy dział zrównoważonego rozwoju. Poniższy artykuł podsumowuje różne perspektywy różnych firm i przedstawia zalecenia dotyczące działań.
Witamy w nowej rzeczywistości
ESG w firmach nie jest już kwestią „kiedy”, ale „jak”. W przeciwieństwie do małych i średnich przedsiębiorstw, duże przedsiębiorstwa często już podlegają określonym obowiązkom prawnym w kontekście zrównoważonego rozwoju, np. wynikającym z ustawy wdrażającej dyrektywę CSR, unijnego rozporządzenia w sprawie taksonomii czy ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw.
Z kolei małe i średnie przedsiębiorstwa odczuwają szybko zmieniające się oczekiwania rynkowe wobec swoich partnerów biznesowych, co sugeruje, że powinny już zajmować się tym tematem ponad to, co jest faktycznie wymagane. W związku z tym wiele firm stoi obecnie przed wyzwaniem instytucjonalizacji po raz pierwszy własnych działań w zakresie zrównoważonego rozwoju lub dalszego rozwijania ich w ramach swoich procesów wewnętrznych.
Już teraz widać, że kwestia zrównoważonego rozwoju będzie wymagała od firm znacznego nakładu pracy. Raportowanie dotyczące zrównoważonego rozwoju stanie się głównym tematem komunikacji korporacyjnej i będzie na równi ze sprawozdawczością finansową.
Nie wystarczy zatem, gdyby przedsiębiorstwa po prostu mianowały pracownika pełniącego dodatkową funkcję specjalisty ds. zrównoważonego rozwoju i w inny sposób zakładały, że dodatkowe wymogi w zakresie zrównoważonego rozwoju zostaną przejęte przez istniejącą organizację wewnętrzną.
Zamiast tego, biorąc pod uwagę zakres stojących przed nimi zadań, wydaje się, że coraz więcej firm tworzy niezależne, wewnętrzne jednostki organizacyjne zajmujące się ESG. Ponieważ jednak zrównoważony rozwój jest dziedziną w dużej mierze interdyscyplinarną, nowa jednostka organizacyjna dla tego obszaru będzie zawsze pokrywać się merytorycznie z innymi działami w firmie. Muszą one wspierać dział ESG na bieżąco i dostarczać raporty ze swoich działań istotnych dla ESG, tak aby informacje mogły być konsolidowane i upubliczniane. Nierzadko zdarza się dziś, że firmy posiadają już dział ds. zrównoważonego rozwoju. Tradycyjnie, ze względu na często zatrudnianą w tym dziale grupę zawodową, jest to dział, który rozpatruje ESG i zrównoważony rozwój z perspektywy operacyjnej, czyli z punktu widzenia ochrony środowiska w firmie i publicznego wizerunku firmy.
W tym zakresie nie skupiamy się jeszcze na wymogach prawnych, które obecnie są coraz bardziej zaawansowane i będą wymagały ściślejszej współpracy z działem prawnym i działem compliance. W interesie nowoczesnej struktury korporacyjnej należy zatem zawsze zadać sobie pytanie, czy powiązane tematycznie działy powinny być organizowane niezależnie, czy też ze względu na efektywność należy je połączyć. Przyjrzyjmy się zatem obu rozwiązaniom:
Compliance, ESG i prawny jako odrębne działy
Obecna niepewność w organizacyjnym podejściu do kwestii zrównoważonego rozwoju i ESG przypomina dyskusje, które miały miejsce, gdy pojawiła się kwestia compliance. Wtedy też pytano, jakie instrumenty wchodzą w skład systemu zarządzania zgodnością i gdzie w firmie powinny być zlokalizowane te zadania. Doświadczenia zdobyte przy tworzeniu w firmie funkcji compliance można teraz wykorzystać do dyskusji nad tym, jak powinna być zorganizowana funkcja ESG w firmie.
Na początku w wielu firmach funkcja compliance była uważana za podobszar działu prawnego i dlatego była mu podporządkowana pod względem organizacyjnym. Jednak w ciągu ostatnich lat coraz bardziej oczywiste stało się, że wymagania dotyczące zgodności wykraczają daleko poza tradycyjne kwestie prawne. Współczesny compliance intensywnie zajmuje się procesami wewnętrznymi firmy, dla których często nie ma konkretnych wymagań prawnych, ale które powinny prowadzić do zgodności ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi. Ponadto dział compliance zajmuje się wyjaśnianiem ewentualnych niepożądanych zmian w firmie, w czym czasami rolę odgrywa nawet dział prawny.
W rezultacie można dziś zaobserwować, zwłaszcza w większych firmach, aby dział prawny i dział ds. zgodności działały obok siebie pod względem organizacyjnym i każdy z nich miał własne zespoły i zasoby. Dział compliance nie musi koniecznie składać się wyłącznie z prawników, ponieważ oprócz szerokiego zrozumienia prawa wymagane jest wszechstronne zrozumienie ekonomiczne i operacyjne operacji biznesowych oraz siła w koordynacji projektów.
Logiczne zatem byłoby zorganizowanie ESG jako niezależnego działu, który stanowiłby trzeci filar obok działu prawnego i działu compliance. Wadą takiego trójpodziału jest to, że utworzenie całkowicie nowego, niezależnego działu ESG wiązałoby się z ogromnymi obciążeniami organizacyjnymi i finansowymi oraz ryzykiem niewykorzystania synergii pomiędzy poszczególnymi działami. Ponadto należy zapewnić jasny podział zadań pomiędzy działami, aby uniknąć odpowiedzialności organizacyjnej wynikającej z powielania struktur, w których dana sprawa nie jest załatwiana, ponieważ żaden z działów nie uważa się za odpowiedzialny. Wyraźną zaletą tego modelu jest to, że kwestia ESGw firmie poświęca się wiele uwagi i wartości, co jest wyrazem przyszłościowej strategii korporacyjnej. Ponadto jasny podział zmniejsza ryzyko rozmycia profili działalności działów prawnego i compliance dodatkowymi zadaniami z zakresu ESG.
Nie ma przeszkód, by niektóre środki, które okazały się skuteczne w kontekście compliance, można również dostosować do wymogów ESG. Instrumenty znane z systemu zarządzania zgodnością, takie jak wytyczne, inspektorzy ds. zgodności, wewnętrzne organy ds. skarg lub systemy kontroli, są w zasadzie również ważne dla systemu zarządzania ESG . Powstaje zatem pytanie, w jakim stopniu zdobyte w firmie doświadczenia compliance i zdobyta wiedza mogą być obecnie wykorzystane przy wdrażaniu struktur ESG.
Nie ulega wątpliwości, że istnieje ścisłe powiązanie pomiędzy działem compliance, który często już z sukcesem funkcjonuje w firmach, a nową funkcją ESG. Na tym tle można obecnie zaobserwować, że część spółek rozbudowuje dotychczasowy dział compliance o nową funkcję ESG. Dodatkowo pozostaje dział prawny, który w dalszym ciągu będzie odpowiadał za klasyczne kwestie prawne, np. kwestie prawa korporacyjnego, przegląd umów czy spory prawne.
Realizacja tego podejścia może być regularnie wdrażana w praktyce korporacyjnej przy stosunkowo umiarkowanym wysiłku i umożliwia szybkie zorganizowanie operacyjnego działu ESG w organizacji.
Połączenie działów
Jako drugi wariant struktury działów Compliance, ESG i prawnego w spółce rozważane jest utworzenie jednego centralnego działu obejmującego kompetencje prawne, compliance i ESG .
W najlepszym przypadku zadania z zakresu prawa, compliance i ESG zostaną podzielone pomiędzy różnymi podzespołami lub pracownikami tego działu. Na czele tego działu stoi zwykle poprzedni kierownik działu prawnego, zazwyczaj jest to prawnik. Szczególną zaletą tego podejścia jest szczupła struktura personelu, jasny podział kompetencji i unikanie nieefektywnych mnożenia struktur, których nie da się uniknąć, gdy kilka działów zajmuje się równolegle sprawami, które mają jakiś związek prawny. Wadą jest ryzyko, że ten dział, szczególnie w zakresie ESG i compliance, nie uzyska statusu, na jaki zasługują te dwa tematy w przyszłości. Błędem byłoby uwzględnienie wyłącznie aspektów prawnych, a nie kwestii organizacyjnych, ekonomicznych, ludzkich i operacyjnych.
W przeciwieństwie do działu prawnego, który może pracować niezależnie, ESG i dział ds. zgodności jest zależny od innych działów operacyjnych przy wypełnianiu swojej funkcji przekrojowej. Model ten będzie zatem skuteczny przede wszystkim w młodych, mniejszych firmach, w których dział prawny również dopiero się tworzy i gdzie poszczególne tematy mają podobny priorytet w realizacji.
Zdobyta wiedza
Wiele firm pragnie zinstytucjonalizować lub profesjonalizować swoje działania ESG . Stają jednak przed wyzwaniem podjęcia decyzji, gdzie w ich wewnętrznej organizacji powinna zostać ulokowana nowa funkcja ESG:
- Dział ESG może zostać utworzony jako odrębna jednostka organizacyjna obok działów prawnego i compliance. W ten sposób szczególną wagę przywiązuje się do kwestii ESG, co podkreśla przyszłościową gotowość firmy. Jednak ten model będzie prawdopodobnie wiązał się z największym wysiłkiem organizacyjnym.
- Istniejący w firmie dział compliance można rozbudować o funkcję ESG . Takie podejście pozwala szybko osiągnąć operacyjną organizację ESG . Pod nową nazwą działu odpowiedzialności można wykorzystać znaczne efekty synergii pomiędzy compliance i ESG . Uważamy, że takie podejście jest obecnie preferowane przez wiele firm.
- Dział prawny można połączyć z działem compliance i nową funkcją ESG w jeden dział. Ten szczególnie odchudzony model organizacyjny powinien być jednak brany pod uwagę przede wszystkim w przypadku młodych firm w fazie rozruchu.
Aby uzyskać więcej informacji na temat obowiązków związanych z ESG zapoznaj się z naszą bazą wiedzy: https://ipsolegal.pl/esg/
Jeśli masz pytania skontaktuj się z nami na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio z Agnieszką Kolbuch-Wągiel.