Produkcja kontraktowa (contract manufacturing) to popularna forma wprowadzania produktów na rynek. To forma outsourcingu, która umożliwia rozszerzenie działalności o nowe rynki z wykorzystaniem potencjału zewnętrznego. Takie rozwiązanie może przynieść wiele korzyści takich jak: redukcja kosztów, podniesienie jakości produktów czy dostęp do zaawansowanych technologii. Niewłaściwy wybór producenta kontraktowego może nieść szereg zagrożeń szczególnie dotkliwych dla przedsiębiorstwa np. brak kontroli nad jakością produkcji czy utrata elastyczności.
W ostatnich latach setki firm wybiera producentów kontraktowych z Chin (nieprzypadkowo nazywanych „fabryką świata) – zatem nie możemy się temu zjawisku nie przyjrzeć 😉
Ok. Po wielu miesiącach poszukiwań w końcu zdecydowałeś się na dobrego i sprawdzonego producenta kontraktowego w Chinach, który ma dobrą reputację i oferuje najlepszą jakość w stosunku do ceny, teraz czas na podpisanie umowy. Dzięki globalizacji i outsourcingowi wiele producentów kontraktowych w Chinach rozrosło się i coraz bardziej dba o jakość swojej produkcji, lecz większość z nich nadal woli korzystać z umów produkcyjnych, które są spisane na kolanie. Niekiedy wynika to po prostu z braku czasu, lecz znacznie częściej robią to celowo, aby kupujący nie otrzymali ochrony, na którą zasługują. Powinieneś oprzeć się pokusie pochopnego podpisania prostej umowy z pominięciem wielu krytycznych problemów. Pamiętaj, że „umowy pisze się na złe czasy” – zbyt wiele firm przekonało się o tym na własnej skórze.
Dobra umowa na dostawy powinna uwzględniać interesy zarówno zamawiającego jak i producenta kontraktowego, a także uwzględniać formy dochodzenia należności od producenta kontraktowego w przypadku uchybień w jego obowiązkach. Poniżej zespół IPSO LEGAL przedstawia sześć praktycznych wskazówek dotyczących niezbędnych elementów w umowach z chińskimi (i nie tylko) producentami kontraktowymi.
Zanim podpiszesz umowę zastanów się dwa razy
Musisz pomyśleć o zawarciu umowy z firmą, która będzie miała wystarczające zasoby finansowe, żeby pokryć ewentualne zobowiązania wobec Twojej firmy. Niby proste, ale nie każdy o tym pamięta zawierając umowy z firmami trzecimi niepowiązanymi bezpośrednio z producentem kontraktowym, będącym właścicielem fabryki. W tej sytuacji gdy odkryjesz, że produkt jest wadliwy możesz jedynie podjąć kroki prawne w stosunku do kontrahenta, z którym podpisałeś umowę, a nie do faktycznego producenta. Czasami zdarzy się tak, że kontrahentem będzie spółka zależna producenta kontraktowego w Hongkongu, na Tajwanie lub w Singapurze. Powinieneś dołożyć wszelkich starań, by upewnić się, że strona której płacisz nie jest wydmuszką mającą śladowe ilości aktywów lub nie mająca ich wcale. Jeżeli kontrahentem jest chińska spółka zależna zajmująca się sprzedażą w Chinach, należy rozważyć podpisanie bezpośredniego porozumienia z producentem kontraktowym lub gwarancji wykonania umowy przez producenta kontraktowego. Należy pamiętać, że wiele chińskich firm ma nazwy tylko w rodzimym języku, zatem w umowie powinna być zidentyfikowana nazwa przedsiębiorstwa w języku chińskim wraz z jej tłumaczeniem zawartym w treści umowy.
Nie zapominaj o szczegółowym zestawieniu komponentów i postanowieniach dotyczących cen
Szczegółowe zestawienie komponentów to lista elementów, które mają być użyte do wytworzenia produktu. Dołączenie tego zestawienia do umowy jest konieczne, gdy producent kontraktowy będzie odpowiedzialny za pozyskiwanie części, surowców i komponentów finalnego produktu. Pozwoli to uniknąć procederu zastępowania elementów składowych produktu tańszymi materiałami według uznania producenta kontraktowego, wyeliminuje wady produktu wynikające z zastosowanych materiałów i zminimalizuje ewentualną konieczność wycofania produktu z rynku.
Kolejną kwestią, nad którą musisz się zastanowić to postanowienia dotyczące cen. Po wynegocjowaniu ceny jednostkowej, którą należy zapłacić producentowi kontraktowemu za produkt zastanów się nad szczegółowymi jej warunkami – nie licz na to, że producenci kontraktowi będą łaskawi i w czasie trwania umowy nie wspomną o inflacji, rosnących kosztach pracy i nie będą żądać negocjacji cen. Jeśli chcesz mieć stałą cenę w czasie trwania umowy, rabat ilościowy lub jeśli chcesz określić model wyceny oparty na szczegółowym zestawieniu komponentów lub innym mechanizmie ustalenia ceny pamiętaj o uwzględnieniu odpowiednich zapisów w umowie lub cenniku. Jeśli planujesz sprzedawać niektóre produkty w Chinach, prawdopodobnie będziesz musiał uwzględnić też odrębne obciążenia podatkowe dla produktów eksportowych i produktów przeznaczonych na rynek chiński.
Zadbaj o jakość i warunki gwarancji
Musisz też upewnić się, że do umowy dołączono szczegółową specyfikację produktu (oraz specyfikację opakowania) i zawarto w niej procedury związane z kontrolą jakości i inspekcją. Biorąc pod uwagę odległość między Chinami a ostateczną lokalizacją dostawy, często przeprowadza się kontrolę zarówno przed, jak i po dostarczeniu produktu. Zastanów się, jaki zakres będzie obejmować inspekcja i jakie parametry należy uwzględnić przy stwierdzeniu awarii technicznej itp. – spróbuj do tego dostosować warunki płatności.
W przeszłości wiele producentów kontraktowych w Chinach nie chciało udzielać gwarancji na produkt. Obecnie coraz więcej z nich jest skłonnych oferować gwarancję na wady produktu, za które są odpowiedzialni – co oznacza, że wady projektowe, za które odpowiedzialny jest nabywca, nie są objęte gwarancją – i zdecydowanie powinieneś rozważyć uwzględnienie takiego podziału. Okres gwarancji zwykle liczy się od daty wysyłki, ponieważ producent kontraktowy miałby trudności
z ustaleniem daty sprzedaży.
Kwestia maszyn i urządzeń
Nie brakuje sporów dotyczących form przemysłowych i urządzeń udostępnionych czy stworzonych
i wykorzystywanych przez producentów kontraktowych przy realizacji zamówienia. Producenci są świadomi tego, że bez form czy urządzeń ani Ty, ani inny producent kontraktowy nie możecie szybko uruchomić produkcji i traktują to jako swego rodzaju szantaż. Dlatego musisz upewnić się, że w umowie zawarto zapis dotyczący własności form przemysłowych lub urządzeń oraz załączono ich szczegółowy wykaz. Jeśli przekazujesz istniejące formy przemysłowe/urządzenia producentowi kontraktowemu określ w umowie ich wartość oraz odpowiednie zabezpieczenie zwrotu. Rozważ także uwzględnienie zapisu dotyczącego likwidacji szkód, który określa z góry ustaloną kwotę odszkodowania, jeśli Twoja forma przemysłowa czy urządzenie pomimo Twoich żądań nie zostanie zwrócone. Rozsądne zabezpieczenie zawarte w umowie zapewni Ci też silną pozycją przed chińskim sądem.
Chroń swoją własność intelektualną
Możliwe, że już zarejestrowałeś swoje patenty, znaki towarowe i odpowiednio zabezpieczyłeś swoje prawa autorskie na głównych rynkach. Zadbaj o to też na rynku chińskim. Takie działania mogą zapobiec eksportowi podrobionych towarów z Chin oraz uniemożliwić konkurentowi naruszenie Twojej własności intelektualnej także w Chinach. Jeśli Twoją własnością intelektualną są przede wszystkim tajemnice handlowe i know – how, które nie mogą być chronione przez ich formalną rejestrację, ich ochronę powinieneś uwzględnić w umowie z producentem kontraktowym. Przy sporządzeniu umowy musisz pamiętać również o nowo wytworzonej własności intelektualnej, która powstanie w związku z wytwarzaniem produktów. Jasno sprecyzuj, czy producent kontraktowy może pracować dla innych klientów w konkurencyjnej branży (uwzględnij też czas trwania zakazu konkurencji), a jeśli tak, to ustal czy i w jaki sposób linie produkcyjne zostaną rozdzielone. Upewnij się również, że rozwiązałeś każdy potencjalny problem wycieku danych. Ochrona własności intelektualnej to kolejny obszar, którego zabezpieczenie może okazać się przydatne.
I najważniejsze… rozwiązywanie sporów
Sposób rozwiązania sporu w ramach umowy różnić się będzie w zależności od jego przedmiotu. Jeśli producent kontraktowy nie jest w stanie np. spełnić specyfikacji produktu czy nie dotrzymuje terminów, możesz najpierw próbować polubownych metod rozwiązywania sporu. Jeśli to nie pomoże, najlepszym rozwiązaniem będzie uzyskanie odszkodowania z wykorzystaniem arbitrażu podlegającego jurysdykcji krajowej. Ponieważ Chiny są sygnatariuszem konwencji nowojorskiej o zagranicznych orzeczeniach arbitrażowych, zagraniczne orzeczenia arbitrażowe są łatwo uznawane i egzekwowane w Chinach.
Jeśli natomiast jesteś w sytuacji, w której odszkodowanie pieniężne nie rozwiązuje problemu, możesz rozwiązać spór w drodze postępowania sądowego przed sądem chińskim. W przypadku, gdy producent kontraktowy sprzedawać będzie Twoje produkty bez Twojej wiedzy, albo z naruszeniem wiążącej umowy lub odmawia zwrotu twoich maszyn i urządzeń, będziesz musieć wezwać go do powstrzymania się od takich praktyk. W tych okolicznościach zawarcie klauzuli arbitrażowej może działać na Twoją niekorzyść. Dlatego należy spróbować ustalić jaki spór na podstawie umowy będzie najbardziej prawdopodobny i uciążliwy wybierając rozwiązanie, które będzie dla Ciebie najlepsze.