W świetle nieustającego pogarszania się stanu zdrowia publicznego i pandemii COVID-19 oczywistym jest, że szybka realizacja strategii programu szczepień jest jedynym wyjściem z tego kryzysu. Mając to na uwadze, pracodawcy będą musieli w tym roku stawić czoła całkiem nowym i złożonym problemom związanym z uczestnictwem (bądź nie) w szczepieniu swoich pracowników.
W tym opracowaniu zostały poruszone niektóre z kluczowych problemów, które pracodawcy mogą napotkać podczas realizacji programu szczepień przeciwko COVID-19.
Czy pracodawca będzie mógł wymagać od pracownika poddania się szczepieniu?
W chwili obecnej wielu pracodawców zadaje sobie to pytanie, ale nie ma na nie jednoznacznej odpowiedzi. Powszechne szczepienia jak największej ilości kadry pracowniczej są bardzo pożądane, ale raczej nie jest prawdopodobne, by pracodawcy mogli wymagać szczepień wszystkich swoich pracowników. Pracodawca, który wydaje polecenia pracownikom dotyczące zaszczepienia się wypływa na nieznane wody i w efekcie może narazić się na negatywne konsekwencje (np. w postaci roszczeń odszkodowawczych.
Obecnie jednak nic nie wskazuje na to, że rząd planuje wprowadzenie przepisów ustanawiających obowiązkowe szczepienia przeciwko COVID-19. Wobec braku legislacyjnej ochrony pracodawcy, którzy będą wywierać presję na pracownikach muszą liczyć się z tym, że mogą oni odmówić przestrzegania procedur w tym zakresie, a pracodawca może narazić się na niekorzystne konsekwencje.
Podstawowe zasady prawa pracy zapewniają ochronę przed dyskryminacją w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas nieokreślony lub określony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Niepełnosprawność (która w doktrynie jest bardzo szeroko definiowana) może uniemożliwiać otrzymanie przez pracownika szczepionki lub uzasadniać powody odmowy jej przyjęcia. Dlatego jakiekolwiek restrykcje nałożone przez pracodawcę, mogą dawać podstawę do uznania tych działań za dyskryminujące z uwagi na np. niepełnosprawność. Podobnie wymóg uczestnictwa w szczepieniach może stanowić dyskryminację ze względów religijnych – z uwagi na to, że niechęć do przyjęcia szczepionki pracownik może uzasadniać względami religijnymi. Natomiast fakt, że większość młodszych pracowników zostanie zakwalifikowana do szczepień dopiero na późniejszym etapie może stanowić dyskryminację z uwagi na wiek.
Z drugiej strony należy oczekiwać, że pracodawca będzie wykonywał swoje obowiązki związane z zapewnieniem stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy, gdyż taki obowiązek nakłada na niego kodeks pracy. Obowiązkiem pracownika jest natomiast ściśle współpracować w tym zakresie ze swoim pracodawcą.
Dlatego pracodawcy będą zmuszeni zaktualizować swoje oceny ryzyka w miarę rozszerzania szczepień na kolejne grupy obywateli i mieć przygotowany awaryjny scenariusz zakładający, że nie wszyscy pracownicy zostali zaszczepieni. Przy czym pracodawca musi mieć świadomość, że nie ma nic złego w działaniach polegających na aktywnym zachęcaniu pracowników do szczepień – takie postępowanie jest nawet wskazane z uwagi na zmniejszenie zagrożeń zdrowia pracowników i zwiększa bezpieczeństwo pracy. Przewidujemy, że zapewne Państwowa Inspekcja Pracy wyda wytyczne dla pracodawców dotyczące programu szczepień – to zdecydowanie wpłynie na działania pracodawców i komunikację z pracownikami dotyczące organizacji zakładu pracy.
Co powinien zrobić pracodawca jeśli pracownik nie ma zamiaru się zaszczepić?
Przy założeniu, że nie zostanie wprowadzony odgórny nakaz zobowiązujący pracowników do szczepień, pracodawca nie będzie mógł zmusić pracowników do szczepienia. Pomijając sytuacje wyjątkowe, w których uzasadnione jest wstrzymanie się od szczepienia (np. ciąża czy schorzenia), pracodawcy muszą być świadomi, że pewna część populacji nie będzie wyrażała woli przyjęcia szczepionki. Jest całkowicie zrozumiałe, że obecnie niektórzy pracownicy boją się szczepień – przy tym nie można zakładać, że pracownik zmieni zdanie i przyjmie szczepienie w późniejszym czasie, jeśli będzie mieć taką możliwość.
W przypadku niskiej liczby pracowników, którzy wyrażają niechęć bycia zaszczepionym, pracodawca powinien nawiązać kontakt z tymi pracownikami i starać się zrozumieć ich niechęć do szczepienia oraz zbadać czy te obawy można przezwyciężyć.
Jeśli to nie przyniesie rezultatu, pracodawca może rozważyć alternatywne rozwiązania np. zmienić tryb pracy na zdalny. Nie zawsze będzie to można zrobić zwłaszcza w przypadku, gdy praca odbywa się w szczególnym środowisku (np. w służbie zdrowia). W wyjątkowych przypadkach pracodawca będzie rozważał (lub podejmie) kroki w celu wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wobec takiego pracownika lub będzie nawet chciał go zwolnić – jednak należy liczyć się ze znacznym ryzykiem prawnym takiego postępowania i przed podjęciem jakichkolwiek działań skonsultować je z prawnikiem.
Jakie działania powinni wdrożyć pracodawcy w strategii komunikacji z pracownikami?
W miarę postępu kalendarza szczepień istotne będzie, by pracodawcy przygotowali aktualizację strategii komunikacyjnej dla pracowników w zakresie oceny ryzyka zakażenia w miejscu pracy oraz w zakresie środków mających na celu zminimalizowanie ryzyka zakażenia. Informacje te powinny być dostosowane do ryzyka zakażenia występującego w miejscu pracy i obejmować oficjalne informacje opublikowane przez służby publiczne. Pracodawcy powinni komunikować się ze swoją kadrą pracowniczą z wykorzystaniem zwyczajowo przyjętych kanałów, co niekiedy obejmować będzie dialog ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników – można też wykorzystać doświadczenia powstałe przy promocji szczepień przeciw grypie.
Jak podejść do ochrony danych?
Jednak jednym z największych wyzwań dla pracodawców, z jakimi zetkną się w najbliższym czasie, będzie ochrona danych, które pojawią się w czasie szczepień. Pracodawcy będą chcieli wiedzieć, którzy z ich pracowników zostali poddani szczepieniom i kiedy, ale przede wszystkim, którzy pracownicy im się nie poddali i dlaczego.
Czy pracodawcy mogą pytać pracowników, czy zostali zaszczepieni?
Informacje dotyczące udziału w narodowym programie szczepień to dane wrażliwe, które musiałyby być przetwarzane przez pracodawcę w ścisłej zgodzie z RODO. W związku z tym pracodawca musi mieć podstawę prawną do ich przetwarzania (art. 6 i 9 RODO). Zgoda pracownika nie będzie raczej stanowić podstawy prawnej do zbierania informacji dotyczących uczestnictwa w szczepieniu – w praktyce jednak pracownicy mogą nie mieć większego wyboru w tej sprawie.
Większość pracodawców będzie prawdopodobnie chciała wykazywać, że takie przetwarzanie jest niezbędne do wykonania ich praw w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
W ubiegłym roku Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) opublikował wytyczne w sprawie sprawdzania temperatury w celu zapobiegania rozprzestrzeniania się COVID-19. Prezes UODO uznał, że w sytuacji, gdy dokonuje się np. pomiaru temperatury ciała danej osoby, a następnie dane te będą utrwalane, przekazywane i gromadzone, wówczas będzie następowało przetwarzanie szczególnej kategorii danych osobowych. Jednocześnie zaznaczył, że przepisy o ochronie danych osobowych nie sprzeciwiają się przetwarzaniu danych pracowników w zakresie np. mierzenia temperatury czy wdrażania kwestionariusza z objawami chorobowymi – wskazując jednocześnie, że pracodawca nie może nakazać pracownikom dokonywania pomiaru temperatury i w każdym przypadku musi wykazać podstawę prawną, która dawałaby takie uprawnienie.
Całkiem prawdopodobne, że UODO wyda podobne ostrożne wskazówki dotyczące sytuacji, w której pracodawca przed zezwoleniem na powrót do miejsca pracy nalega, by pracownik ujawnił informacje dotyczące szczepienia (i nawet przedłożył odpowiedni dokument). Należy się jednak spodziewać, że takie wytyczne zostaną wydane jedynie dla branż o podwyższonym ryzyku zakażenia (np. służba zdrowia).
Czy procedury ochrony danych wymagają aktualizacji?
Najpewniej zajdzie konieczność sprawdzenia i aktualizacji tych procedur. Pracodawcy powinni jasno poinformować pracowników o tym dlaczego zbierają dane dotyczące szczepień, komu zostaną ujawnione i jak długo będą przechowywane. Pracodawcy powinni też upewnić się, że posiadają podstawę prawną do przechowywania dokumentacji podstawę prawną do przechowywania dokumentacji zawierającej dane o szczepieniach pracowników, aktualizowania i usuwania, gdy już nie będzie potrzebna. Dokumentacja ta powinna być przechowywana w bezpiecznym miejscu, a dostęp do niej powinny mieć tylko osoby upoważnione.
Przed wprowadzeniem procedur dotyczących ujawniania faktu szczepień przez pracowników należy też przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA). Ocena ta pozwoli na stwierdzenie czy przy przetwarzaniu danych osobowych wystąpi ryzyko naruszenia praw osób, których dane dotyczą oraz czy wprowadzana procedura nie narusza nieproporcjonalnie prawa do ochrony ich danych osobowych.
Czy pracodawca może ujawnić, kto został zaszczepiony, a kto nie? – na przykład poprzez zezwalanie na powrót do biura tylko tym pracownikom, którzy się zaszczepili?
Pracodawcy powinni unikać ujawniania informacji dotyczących tego czy dany pracownik został zaszczepiony chyba, że istnieje wyraźna podstawa prawna pozwalająca rozpowszechniać takie informacje. Jeśli zajdzie konieczność ujawnienia informacji o zaszczepieniu danego pracownika, pracodawca zobowiązany jest poinformować o takiej sytuacji z odpowiednim wyprzedzeniem.
Pracodawcy muszą mieć świadomość tego, że w przypadku braku wyrażenia zgody na powrót do biura tylko zaszczepionym pracownikom może pośrednio ujawnić ich dane wrażliwe. Niektórzy z pracowników mogą mieć bowiem schorzenia, które uniemożliwiają im szczepienie. Ponadto w przypadku kobiet w ciąży wyraźnie odradza się ich szczepienie przeciwko COVID-19.
Jak powinni przygotować się pracodawcy?
Część organizacji zaktualizowało już swoje oceny ryzyka zawodowego. W miarę postępu rozpowszechniania szczepionki oceny te będą musiały być aktualizowane i monitorowane. Konieczne będzie ustalenie alternatywy dla szczepionki mając świadomość, że niektórzy pracownicy nie otrzymają szczepionki na czas, a niektórzy mogą po prostu odmówić jej przyjęcia.
Pracodawcy muszą też pamiętać, że aktualne dowody medyczne nie dają całkowitej pewności, że zaszczepiony pracownik nie jest już zdolny do zakażania lub przenoszenia wirusa na innych – zatem konieczne będzie utrzymanie reżimu sanitarnego jeszcze przez jakiś czas.
Z uwagi na to, że program szczepień będzie przebiegał stopniowo, wielu pracodawców będzie musiało przyjąć odpowiednią strategię powrotu do pracy. Nagły powrót do pracy wszystkich pracowników przebywających obecnie na pracy zdalnej może bowiem negatywnie wpłynąć na stan ich zdrowia.
Jeśli pracodawcy biorą pod uwagę przetwarzanie jakichkolwiek danych związanych ze szczepieniami ich pracowników muszą je przetwarzać zgodnie z RODO i podejmować niezbędne kroki w celu zapewnienia zgodności tych czynności – istnieje duże prawdopodobieństwo, że ten obszar będzie ściśle nadzorowany przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.
PODSUMOWANIE
To pewne, że program szczepień w obszarze ludności w wieku produkcyjnym zajmie trochę czasu. Dlatego pracodawcy powinni wziąć pod uwagę wpływ tego programu na ich działalność i uwzględnić, jakie konsekwencje niesie dla funkcjonowania całej organizacji.
Dlatego powinieneś zacząć planowanie odpowiednich działań już teraz i przygotuj przynajmniej listę kontrolną działań, które należy wziąć pod uwagę i decyzji, jakie należy podjąć. Pozwoli to uniknąć zbędnego chaosu i spowoduje, że pracownicy będą lepiej poinformowani z odpowiednim wyprzedzeniem.
Musisz sobie zdawać sprawę, że szczepienia nie będą jednorazowym wydarzeniem i prawdopodobnie zajdzie konieczność podawania kolejnych dawek szczepionki w przyszłości. Należy zatem uwzględnić program szczepień w swoim planie rocznym.
Wszyscy oczekują jednak, że w miarę wdrażania programu szczepień rząd będzie stopniowo łagodził obowiązujące obostrzenia, co pozwoli na ponowne otwarcie zakładów pracy i powrót pracowników do pracy. Nie należy się przy tym spodziewać, że reżim sanitarny zostanie całkowicie zniesiony – kluczem do sukcesu będzie elastyczność i zdolność do adaptacji pracodawcy w celu zachowania zasad bezpieczeństwa jak to miało miejsce wiosną ubiegłego roku.
Na wypadek braku wytycznych Ministerstwa Zdrowia i Państwowej Inspekcji pracy dotyczących krajowego programu szczepień pracodawcy z odpowiednim wyprzedzeniem muszą wdrożyć odpowiednie działania już teraz. Właściwe działania powinny być zaplanowane i na bieżąco aktualizowane zgodnie z zasadami zdrowia publicznego i wytycznymi rządu pojawiającymi się w najbliższych miesiącach.
Więcej informacji na ten temat można uzyskać kontaktując się z Agnieszką Kolbuch – Wągiel. Jeśli chcesz być na bieżąco i uzyskać więcej informacji sprawdź uruchomiony przez nas LOCKDOWN HUB – aktualizowaną bazę najczęstszych pytań na temat kryzysu pandemicznego.