Sponsorzy badań klinicznych mogą pozyskać cenne wsparcie wchodząc we współpracę z firmami zajmującymi się prowadzeniem badań klinicznych na zlecenie (CRO), jednak w dalszym ciągu pozostają odpowiedzialni za ich działania. Błażej Wągiel w kolejnym z serii wpisów dotyczących prawnych aspektów badań klinicznych, dzieli się wskazówkami, które mogą uchronić przed problemami mogącymi pojawić się w trakcie prowadzenia badań klinicznych.
Firmy farmaceutyczne regularnie korzystają ze wsparcia organizacji CRO w prowadzeniu badań klinicznych i delegują do tych organizacji cały szereg zadań. począwszy od wyboru lokalizacji badania klinicznego po analizę zebranych podczas badania danych i zarządzanie całym projektem. Ma to szereg zalet dla sponsora – zlecając bowiem te zadania na zewnątrz sponsor wykorzystuje know-how CRO, jego zasoby, doświadczenie i kontakty, tym samym może zredukować koszty i skupić się na innych aspektach swojej działalności.
Co istotne, nawet jeśli sponsor przekazuje do prowadzenia część lub całość badania klinicznego CRO, to i tak pozostaje za nie odpowiedzialny, szczególnie w zakresie bezpieczeństwa produktu i rzetelności danych zebranych w trakcie całego procesu. Zgodnie z prawodawstwem państw członkowskich sponsor nie może uniknąć odpowiedzialności prawnej w tym zakresie.
W tym artykule skupiam się na trzech najczęstszych problemach występujących w badaniach klinicznych zarządzanych przez CRO:
- wysoka rotacja personelu CRO;
- poziom nadzoru sponsora; i
- słabe wyniki CRO.
Przedstawię również wskazówki i możliwości uniknięcia tych problemów.
Przykład: Jakie problemy można napotkać w badaniu klinicznym?
Globalna firma farmaceutyczna, zawarła ramową umowę o świadczenie usług z CRO poprzez zlecenie prowadzenia badania klinicznego. Po jakimś czasie firma ta zleca outsourcing przeprowadzenia badania klinicznego, w tym negocjowanie umów o badania kliniczne do CRO. W toku współpracy CRO wysyła duże ilości dokumentów do firmy farmaceutycznej celem akceptacji, w tym negocjowane przez CRO umowy o badania kliniczne i inne materiały. Po pierwszym roku badania klinicznego CRO traci większość swojego personelu. Zatrudnianie i szkolenie nowego personelu wymaga czasu co ma wpływ na opóźnienia w prowadzeniu badania klinicznego. W miarę postępów badania klinicznego CRO działa coraz gorzej. Jakość zebranych danych jest słabej jakości, w związku z tym CRO nie pozyskuje od Komisji Bioetycznej zgody na dokonanie zmian w badaniu klinicznym. Firma farmaceutyczna rozważa przejęcie zarządzania procesem.
WYSOKA ROTACJA PERSONELU CRO
Wiele organizacji CRO boryka się ze sporą rotacją pracowników. Może to rzutować na przebieg całego badania klinicznego i powodować jego opóźnienie (tak jak w podanym przykładzie). Biorąc pod uwagę wysokie koszty opracowania leków oraz ograniczenia czasowe ochrony patentowej, opóźnienia są niezwykle kosztowne i mogą zagrozić ciągłości oraz ogólnemu sukcesowi badania klinicznego.
Oprócz opóźnienia badania klinicznego (co uderza bezpośrednio w sponsora) istnieje ryzyko, że rotacja personelu spowoduje znaczne straty również dla CRO – w związku z przechodzeniem personelu do innego podmiotu traci on w zasadzie całe swoje know-how związane z badaniem klinicznym. Ta strata jest szczególnie dotkliwa ponieważ korzystając z CRO firma farmaceutyczna ogranicza własne know-how związane z delegowanym badaniem klinicznym. Kolejnym problemem dla firmy farmaceutycznej będzie to, że zmuszona będzie do zainwestowania znacznie większej ilości czasu i środków w szkolenie nowych pracowników CRO tak, by mogli przeprowadzać badanie kliniczne zgodnie z przyjętymi wewnątrz organizacji zasadami.
Oto kilka wskazówek, które warto mieć na uwadze rozpoczynając współpracę z CRO mogących pomóc chronić sponsora przed takim ryzykiem:
Rotacja pracowników w przeszłości: przed wybraniem CRO, sponsor powinien zapytać o średni okres zatrudnienia personelu CRO w organizacji. Porównanie rotacji pracowników w CRO to jeden z czynników, który pomoże sponsorowi dokonać wyboru między konkurencyjnymi CRO.
Informacje o poszerzaniu kompetencji: oprócz zdefiniowania niezbędnej wiedzy i doświadczenia personelu CRO przydzielonego do badania klinicznego, sponsor powinien zapewnić sobie w umowie wgląd do dokumentacji szkoleniowej takiego personelu. To zastrzeżenie powinno mieć miejsce nawet wówczas, gdy w praktyce sponsor ogranicza wgląd do dokumentacji szkoleniowej tylko w zakresie kluczowego personelu biorącego udział w badaniu klinicznym.
Wymiana personelu: umowa powinna gwarantować, że CRO nie zastąpi personelu przydzielonego do konkretnego badania klinicznego bez uprzednia zgody sponsora. Sponsor powinien ponadto wymagać natychmiastowego powiadomienia, w sytuacji gdy personel ma zostać zmieniony i wymagać, by personel zastępczy posiadał równoważne kwalifikacje i doświadczenie.
POZIOM NADZORU SPONSORA
Chociaż CRO może mieć lepszą wiedzę na temat ram regulacyjnych państwa w którym przeprowadzane jest badanie kliniczne, to w ramach większości systemów prawnych, za prowadzenie badań klinicznych i tak odpowiada sponsor. Mając na uwadze ustawową odpowiedzialność sponsora i ryzyko utraty przez niego reputacji, dobrze byłoby zapewnić delegowanym badaniom klinicznym odpowiedni poziom nadzoru.
Nie można o tym zapominać nawet biorąc pod uwagę to, że CRO negocjuje umowy na badania kliniczne (CTA), których zapisy stworzone przez sponsora jasno określają kwestie takie jak: compliance, współpraca z organami regulacyjnymi, harmonogramy, kamienie milowe, poufność, ochrona własności intelektualnej i skutki naruszenia umowy.
Jednocześnie jednak wzmożony nadzór zwiększa ryzyko, że CRO będzie próbował przerzucić odpowiedzialność za naruszenie własnych zobowiązań umownych na sponsora. Na przykład w podanym case study CRO może twierdzić, że firma farmaceutyczna w sposób dorozumiany zatwierdziła duże ilości dokumentów przesłanych jej do akceptacji.
Poniżej kilka wskazówek ułatwiających nadzorowanie przez sponsora przebiegu badania klinicznego:
Umowy dotyczące badań klinicznych: sponsor powinien udostępnić CRO szablony, wytyczne dotyczące negocjacji, oraz główne wymagania dotyczące umowy na prowadzenie badań klinicznych. Umowy te powinny zostać zawarte trójstronnie pomiędzy sponsorem, badaczem i ośrodkiem badawczym, tak by w razie potrzeby ułatwić przejęcie prowadzenia badania przez sponsora.
Brak zrzeczenia się: Umowa ramowa o świadczenie usług powinna określić, że szablony dostarczone przez sponsora, a także nadzór sponsora i recenzje dokumentów nie stanowią zrzeczenia się odpowiedzialność umownej CRO wobec sponsora, lub w inny sposób zwalniają CRO z tej odpowiedzialności.
Skuteczna kontrola: w świetle ogólnych informacji sponsora odnośnie odpowiedzialności za prowadzenie badań klinicznych, umowa ramowa powinna zawierać również postanowienia, które ułatwiają sponsorowi skuteczną kontrolę nad badaniem. Dla przykładu sponsor zamierza zachować prawo do przeprowadzania audytów działań CRO lub jego podwykonawców bez zgody CRO. To uprawnienie powinno obejmować w szczególności prawo do kontroli pod względem przestrzegania dobrej praktyki klinicznej, ochrony danych osobowych oraz kwestii finansowych. Sponsor powinien mieć również prawo do żądania, by CRO i każdy jego podwykonawca, przerwali dalsze prowadzenie badania klinicznego w przypadku stwierdzenia naruszeń w tym zakresie.
Udostępnianie informacji: bez ciągłego i efektywnego raportowania i wymiany informacji, sponsor ryzykuje zapłatą za badanie kliniczne, pozostawiając w rękach CRO wszystkie ważne dokumenty i know-how. Aby temu zapobiec, sponsor powinien wymagać regularnych spotkań z personelem CRO zaangażowanym w badanie kliniczne i przyjąć proaktywne podejście do rozwiązywania wszelkich problemów które powstaną podczas tego badania. Sponsor powinien również bezwarunkowo wymagać od CRO dostarczenia wszystkich żądanych przez niego dokumentów.
SŁABE WYNIKI CRO PODCZAS PROCESU
Jak pokazuje przytoczone case study, słabe wyniki prac CRO mogą zagrozić sukcesowi badania klinicznego. W ostateczności może nawet prowadzić do odpowiedzialności sponsora wobec pacjentów. W ostateczności, jeśli wyniki osiągane przez CRO okażą się krytycznie niskie, sponsor musi mieć możliwość przeniesienia zarządzania badaniem klinicznym na siebie (lub inną organizację CRO), jak rozważała to firma farmaceutyczna z przykładu powyżej. Jednak w zależności od konfiguracji badania klinicznego takie przedsięwzięcie będzie wymagać nowych pozwoleń i umów – w sytuacji, gdy CRO jest stroną umowy na badanie kliniczne. Może to sprawić poważne wyzwanie logistyczne w szczególności dla dużych badań klinicznych, w których Może to stanowić poważne wyzwanie logistyczne dla szeroko zakrojonych badań klinicznych.
Poniżej kilka istotnych wskazówek mogących uchronić sponsora przed niską wydajnością CRO i ułatwić przeniesienie zarządzania badaniem klinicznym:
Zachęty i środki zaradcze: Aby ułatwić właściwą ocena wyników CRO, strony powinny jasno zdefiniować rezultaty pracy CRO oraz kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) w umowie o współpracy. W umowie powinny znaleźć się zachęty do osiągania dobrych wyników, motywujące do osiągnięcia określonych wskaźników KPI lub osiąganie określonych kamieni milowych na czas lub wcześniej. Z drugiej strony umowa powinna zawierać środki zaradcze w sytuacji nieosiągania przez CRO zadowalających wyników takich jak wspomniany wyżej transfer zarządzania badaniem klinicznym do sponsora, wypowiedzenie umowy czy odpowiedzialność CRO wobec sponsora za poniesione przez niego koszty.
Dopuszczalność odstępstw: Umowa powinna zobowiązywać CRO do powiadamiania sponsora w każdym przypadku, gdy jego działania odbiegać będą od uzgodnionego standardu usług, odpowiednich przepisów ustawowych, wykonawczych czy procedur obowiązujących u sponsora lub CRO. Umowa powinna również określać warunek, który powoduje powstanie obowiązku powiadomienia (tj. wyjaśniać, co stanowi „znaczące” odchylenie w konkretnym badaniu klinicznym – bo każda ze stron może rozumieć to pojęcie inaczej).
Zastąpienie: sponsor powinien domagać się rozszerzenia prawa do żądania zastąpienia personelu CRO wyznaczonego do pracy przy badaniu klinicznym na taki o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu.
Umowy dotyczące badań klinicznych i transfer próbny: Aby sponsor miał możliwość kontroli i (jeśli zajdzie taka potrzeba) przejęcia prowadzenia badania klinicznego, tylko sponsor (nie CRO) powinien być stroną umowy na badanie kliniczne oraz innych umów związanych z badaniem. Dla ułatwienia prowadzenia całej logistyki badania klinicznego sponsor może upoważnić CRO do podpisywania umowy w imieniu sponsora, dokonywania płatności w jego imieniu i służyć jako główny punkt kontaktowy z ośrodkami i badaczami. To upoważnienie może być określone w umowie pomiędzy sponsorem i CRO albo (sposób zalecany) w oddzielnym pełnomocnictwie. Sponsor powinien też być wyraźnie wymieniony w umowie na badanie kliniczne – nie ma się czego obawiać, nie zmienia to odpowiedzialności prawnej. Brak takich uregulowań – w szczególności jeśli CRO okaże się nieskuteczny – może zagrozić całemu badaniu klinicznemu.
WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE ROZWIĄZYWANIA SPORÓW
Jak każdy stosunek umowny, relacja między sponsorem a CRO niesie ryzyko sporów sądowych. Istnieją jednak proaktywne kroki, które można podjąć, aby skutecznie zarządzać sporami, które mogą się pojawić oszczędzając czas i pieniądze. Spróbuj wypracować polubowne rozwiązanie, które będzie korzystne dla obu stron: będzie to szybsze i tańsze niż postępowanie sądowe i pomoże zachować relacje CRO-sponsor oraz będzie miało wpływ na ciągłość badania klinicznego.
Przygotowując nowe umowy, myśl o nich strategicznie i nie zapomnij o klauzuli dotyczącej rozstrzygania sporów. Jeśli nie uwzględnisz tego na etapie tworzenia umowy, w przypadku braku osiągnięcia kompromisu będziesz zmuszony wdrożyć solidne mechanizmy rozstrzygania sporów. Biorąc pod uwagę kontekst badań klinicznych oraz liczbę farmaceutyków najczęściej będzie to arbitraż.
Chcesz dobrze przygotować umowy z CRO lub potrzebujesz wsparcia w nadzorze nad badaniem klinicznym? Odezwij się do nas na: office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio do Błażeja Wągiela, który chętnie odpowie na pytania dotyczące prawa medycznego i farmaceutycznego.