Posted on

Od czasu wybuchu kryzysu wywołanego COVID-19 przedsiębiorcy zmagają się ze stosowaniem i egzekwowaniem postanowień zawartych umów handlowych. Niezależnie od tego czy kontrahenci usprawiedliwiają niewykonanie umowy na ogólnych przepisach dotyczących siły wyższej czy na odpowiednich zapisach o takim zdarzeniu w umowie menadżerowie powinni wykorzystywać wszystkie dostępne narzędzia umożliwiające:

  • zarządzanie bieżącymi kontraktami, na które COVID-19 nie ma wpływu lub wpływ ten jest ograniczony,
  • łagodzenie wpływu COVID-19 na pozostałe kontrakty,
  • odpowiednie zabezpieczenie swojej pozycji umownej.

Tam gdzie ww. kroki nie są możliwe do zastosowania zarząd powinien rozważyć aktualizację procedur i szablonów umów.

Zarząd powinien zwrócić uwagę w szczególności na:

Dotychczas stosowane mechanizmy zarządzania

Spotkania dotyczące zarządzania kontraktem oraz dostarczanie przez dostawców raportów z wykonania umowy powinny odbywać się w miarę możliwości normalnie. Niestety są one często zaniedbywane, jednak stanowią doskonałe narzędzie do monitorowania stanu zaawansowania kontraktu, wymiany informacji między stronami oraz identyfikowania i proaktywnego zarządzania problemami w wykonaniu kontraktu spowodowanymi przez COVID-19. Wszelkie takie spotkania powinny oczywiście odbywać się, o ile to możliwe, zdalnie.

Zarządzanie ryzykiem

Wiele umów przewiduje wdrożenie przez kontrahentów procedur zarządzania ryzykiem (w szczególności polegające na ocenie, raportowaniu czy ograniczeniu kontroli). Strony mogą umówić się np., że jedna z nich będzie zobowiązana do  prowadzenia dzienników ryzyka zawierających „kluczowe ryzyka” (które mogą obejmować naruszenia warunków umowy spowodowane przez COVID-19, mogące mieć istotny wpływ na realizację kontraktu) i opracowanie procedur łagodzących skutki takiego ryzyka, w tym wdrożenie możliwych działań naprawczych eliminujących to ryzyko. Strona korzystająca z podwykonawców powinna zadbać o to, aby przypomnieć im o tych obowiązkach oraz o zaktualizowaniu i wdrożeniu koniecznych procedur. Tam gdzie to możliwe, należy również rozważyć kroki, które należy podjąć, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu takiego ryzyka, i uwzględnić ewentualne zwiększenie restrykcji i ograniczeń w miarę rozwoju reakcji rządu na pandemię COVID-19.

Dokumentowanie zmian w realizacji kontraktu

Zmiany w realizacji kontraktu wymuszone przez COVID-19 i uzgodnione przez strony powinny być rejestrowane.  Zarząd powinien dopilnować, aby zrzeczenie się praw wynikających z umowy nie było udzielane przypadkowo, a zespoły handlowe lub operacyjne powinny w komunikację z kontrahentem angażować również zespół prawny. Zarząd powinien również upewnić się czy formalne procedury kontroli zmian pozwalają na zastosowanie „obowiązkowych” lub „nagłych” zmian, w przypadku gdy takie zmiany są konieczne w celu złagodzenia negatywnych skutków. Powinno również uwzględnić się to, żeby dostawca wprowadził zmiany w zakresie zgodności z prawem co pozwoli obniżyć jego koszty.

Informowanie kontrahenta o aktualizacji procedur

Zarząd powinien upewnić się, że dostawcy są na bieżąco informowani o zaktualizowanych lub nowych procedurach wymuszonych przez COVID-19. Mogą one obejmować szereg różnych kwestii, w tym na przykład zmiany zasad i procedur fakturowania w celu przeciwdziałaniu oszustwom, zmian zasad bezpieczeństwa wymuszonych przejściem w tryb pracy zdalnej (w szczególności gdy kontrahenci mają zdalny dostęp do sieci, danych i systemów przedsiębiorcy) oraz przede wszystkim zmian zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w celu spełnienia wymagań wprowadzonych przez rząd – w przypadku, gdy kontrahenci zobowiązani są do pracy w spółce.

Zacieśnienie współpracy

W wielostronnych modelach operacyjnych przedsiębiorcy powinni upewnić się, że kontrahenci współpracują z nimi wszędzie tam, gdzie istnieją punkty styczne. Działania te powinny polegać przede wszystkim na wzajemnej wymianie informacji umożliwiającej zachowanie ciągłości kontraktu oraz wspólne zarządzanie ryzykiem kontraktowym.

Zachowanie ciągłości działania

Bardzo istotne jest dopilnowanie, by kontrahenci przestrzegali swoich obowiązków związanych z wdrażaniem planów ciągłości działania, zarówno w odniesieniu do ich własnych organizacji, jak i ciągłości realizacji kontraktu. Plany te muszą zostać dostosowane tak, by spełniały wszelkie zmieniające się wymagania rządu co do zwalczania zagrożenia epidemicznego. Podczas gdy postanowienia dotyczące siły wyższej prawdopodobnie zastąpią większość innych zobowiązań kontrahenta wynikających z umowy, możliwe jest wprowadzenie zapisów dotyczących zapewnienia minimalnego poziomu świadczonych usług pomimo wystąpienia siły wyższej.

Procedury eskalacji problemu

Przedsiębiorca powinien dopilnować, aby mechanizmy dotyczące eskalacji problemów powstających w wyniku COVID-19 były przestrzegane. Nie należy ich stosować w sposób elastyczny ani prewencyjnie – umożliwi to rozwiązanie problemu szybko i na odpowiednim poziomie.

Bez wątpienia egzekwowanie postanowień umów handlowych jest w obecnym czasie bardzo trudne. Utrzymanie ciągłości wymaga od obu stron kontraktu elastyczności i innowacyjnego podejścia. Jednak wszędzie tam, gdzie nie można zastosować przewidzianych postanowień umownych rozwiązaniem może być utrzymanie minimum kontraktowego oraz zastosowanie się do ww. zasad z uwzględnieniem zmieniającej się rzeczywistości przez COVID-19.

Masz pytania? Odezwij się do nas na: coronavirus@ipsolegal.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *