Zarządzanie sporami w momencie zawierania umów
Klauzule dotyczące rozstrzygania sporów w umowach powinny być sporządzone w taki sposób, aby zmaksymalizować szanse skutecznego egzekwowania Twoich praw. Doprowadzi to do jak najszybszego zawarcia ugody lub uzyskania rozstrzygnięcia procesowego.
Jeśli chodzi o czas (oczywiście jeśli poza dyskusją jest jakakolwiek ugoda), arbitraż jest zazwyczaj szybszy niż postępowanie sądowe – jednak w tym przypadku bardzo istotny jest wybór odpowiedniego sądu arbitrażowego. Sądy arbitrażowe oferują też procedury przyspieszone, które pomogą uzyskać rozstrzygnięcie arbitrażowe w czasie nieprzekraczającym 6 miesięcy.
Warto jednak świadomie porównać regulaminy sądów arbitrażowych i upewnić się czy i na jakich warunkach przewidują one takie rozwiązanie, choćby z tego względu, że przykładowo, zgodnie z powszechnie stosowanymi zasadami arbitrażu ICC, w postępowaniu przyspieszony wyznacza się jednego arbitra nawet wtedy, gdy klauzula arbitrażowa przewiduje rozstrzygnięcie składu trzech arbitrów, co może być zaskoczeniem dla stron.
Arbitraż przyspieszony zwykle nie sprawdzi się w przypadku skomplikowanych sporów wymagających szczegółowych zeznań świadków lub opinii biegłych. Może to jednak być trudne do przewidzenia w momencie zawierania umowy, należy zatem podejść do tych zapisów z wyjątkową ostrożnością i rozważyć czy zgodzić się w umowie na postępowanie przyspieszone lub rygorystyczne terminy.
Wystarczy, że zadasz sobie pytanie, czy Twoja firma będzie w stanie przygotować (w ciągu kilku lub kilkunastu dni) – pełną odpowiedź na pozew wraz ze wszystkimi istotnymi dowodami, w tym pisemnymi zeznaniami pracowników, którzy mogą być właśnie wtedy zaangażowani w inne projekty lub przebywać w podróży służbowej. Jeśli nie potrafisz sobie tego wyobrazić, nie powinieneś zobowiązać się do przyspieszonego arbitrażu lub określać wiążących terminów w umowie.
A co wtedy, gdy znajduję się w środku sporu?
Oto pięć wskazówek dotyczących oszczędzania czasu i pieniędzy w przypadku sporu:
- Działaj szybko i aktywnie. Takie podejście to nie tylko najlepszy sposób na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy, ale także zwiększenie szans na polubowne rozwiązanie sporu. Aktywne zarządzanie konfliktem opiera się na podejmowaniu wszystkich wymaganych prawem kroków w celu dochodzenia swoich praw, naprawiania wszelkich szkód, tworzenia dokumentacji i uzupełniania wszelkich braków w materiale dowodowym.
- Zabezpiecz dowody. Zbierz wszystkie istotne dowody i przechowuj je w zorganizowany i schematyczny sposób. Zidentyfikuj problemy i ustal szczegółowe informacje z pracownikami o odpowiedniej wiedzy na temat danego kontraktu, na pewno będą mieć jeszcze świeżą pamięć w tym zakresie. Uzyskaj ich pisemne oświadczenia, najlepiej za pośrednictwem zewnętrznego podmiotu, aby uczynić je jeszcze bardziej wartościowymi.
- Dokonaj wstępnej oceny przypadku. Obserwujemy rosnący trend w niektórych branżach, którego efektem jest minimalizacja kosztów poprzez angażowanie zewnętrznego doradcy (zwykle kancelarii prawnej) za stałą opłatą do dokonania wczesnej oceny sprawy pod względem faktycznym i prawnym. Pomaga to zidentyfikować słabe strony w Twojej sprawie, które nadal można naprawić, opracować strategię procesową, która musi pozostać spójna przez cały czas trwania sporu, opracować strategię negocjacji i rozwiązania w przypadku eskalacji konfliktu oraz skoncentrować się na istotnych kwestiach związanych ze sprawą.
- Ustal budżet i opłaty. Aby uzyskać wiarygodną wycenę sprawy, należy już na etapie analizy sprawy przez zewnętrznego doradcę przekazać mu wszystkie możliwe informacje na temat sporu. Powinno to obejmować co najmniej stan faktyczny z odpowiednią osią czasu na której naniesione będą poszczególne zdarzenia, wszelkie podnoszone argumenty, liczbę i dane ewentualnych świadków oraz liczbę i rodzaje dokumentów.
- Rozważ finansowanie zewnętrzne. Jeśli kwota roszczenia jest spora, masz silne argumenty na poparcie swojego stanowiska, ale jednocześnie całe proces jest dla Twojej firmy ciężki do sfinansowania, rozważ zwrócenie się do fundatora sporów sądowych o pokrycie kosztów prawnych w zamian za część wygranej kwoty (zwykle będzie to kilkadziesiąt procent). Finansowanie stron trzecich jest co prawda mało popularne w naszym kraju, ale coraz częściej wykorzystywane przez firmy jako alternatywa dla uniknięcia konieczności angażowania swojego kapitału obrotowego. Przed podjęciem decyzji musisz dokładnie rozważyć też wady takiego finansowania.
Artykuł ten został stworzony jedynie w celach informacyjnych i nie stanowi porady prawnej. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz więcej informacji odezwij się do nas na: office@ipsolegal.pl