Wewnętrzny system zarządzania jakością i bezpieczeństwem – osoba odpowiedzialna za prowadzenie systemu

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie wewnętrznego systemu została zdefiniowana w art. 19 ustawy o jakości. Jest nią kierownik podmiotu wykonującego działalność leczniczą, zdefiniowany zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej. W przypadku spółek kapitałowych, rozumie się przez to zarząd, a dla innych podmiotów – osobę uprawnioną do kierowania i reprezentowania podmiotu, o ile przepisy ustawy nie stanowią inaczej.

Do zadań osoby odpowiedzialnej należy kilka kluczowych kwestii, które stanowią fundament skutecznego systemu zarządzania jakością i bezpieczeństwem:

Opracowywanie Dokumentów Systemu zarządzania

Do zadań osoby odpowiedzialnej należy też opracowanie dokumentów, które stanowią fundament wewnętrznego systemu zarządzania jakością i bezpieczeństwem. Dlaczego te dokumenty są tak istotne? Przede wszystkim, to one określają zasady, według których funkcjonujemy. To one wyznaczają drogę organizacji do osiągnięcia najwyższych standardów jakości i bezpieczeństwa. To nie tylko formalność. Dzięki nim, nawet w najbardziej skomplikowanych sytuacjach, wszyscy pracownicy będą wiedzieli co robić. Dokumentacja powinna być aktualizowana i poprawiana w czasie funkcjonowania wewnętrznego systemu, aby spełniała one najwyższe standardy jakości i bezpieczeństwa, w szczególności w oparciu o wnioski płynące z analizy przyczyn źródłowych zdarzeń niepożądanych.

O jakich dokumentach powinien pomyśleć podmiot odpowiedzialny?

1. Polityka jakości – dokument określający ogólne cele i zasady działania organizacji w zakresie jakości i bezpieczeństwa. Dokument ten stanowi ramy dla wszystkich działań związanych z zarządzaniem jakością.
2. Procedury zarządzania dokumentacją – określające zasady tworzenia, aktualizowania, przechowywania i kontrolowania dokumentów w ramach całego systemu,
3. Instrukcje – dokumenty opisujące szczegółowe kroki i procesu, jakie należy podjąć podczas wykonywania konkretnych zadań. Obejmują m.in. instrukcje obsługi urządzeń, procedur medycznych itd.
4. Plan szkoleń – obejmujący zarówno szkolenia wprowadzające jak i doskonalenie zawodowe.
5. Procedury kontroli jakości – opisujące procesy i metody kontroli jakości, aby zapewnić zgodność z ustalonymi standardami.
6. Procedury postępowania w przypadku incydentów – dokumenty określające jakie kroki należy podjąć w przypadku wystąpienia np. awarii, zdarzenia niepożądanego czy innych incydentów mających wpływ na jakość i bezpieczeństwo pacjentów.
7. Procedury audytów wewnętrznych – dokumenty opisujące procesy przeprowadzania audytów wewnętrznych w celu oceny skuteczności systemu zarządzania jakością oraz identyfikacji obszarów do doskonalenia.
8. Procedury zarządzania ryzykiem- określające proces identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykiem w kontekście jakości i bezpieczeństwa.

Zapewnianie Zasobów i Informacji

Efektywne monitorowanie jakości i bezpieczeństwa wymaga dostępu do odpowiednich zasobów i informacji. Osoba odpowiedzialna jest kluczowym ogniwem w tym procesie, a jej zadaniem jest zapewnienie, że personel ma dostęp do niezbędnych narzędzi, szkoleń i informacji potrzebnych do skutecznego monitorowania i doskonalenia udzielanych świadczeń.

Analiza Przyczyn Źródłowych Zdarzeń Niepożądanych

Analiza zdarzeń niepożądanych jest kluczowym narzędziem w doskonaleniu opieki zdrowotnej. Dlaczego? To właśnie poprzez dokładną analizę każdego incydentu możemy zrozumieć, dlaczego doszło do niepożądanego zdarzenia, zidentyfikować obszary do poprawy i opracować strategie zapobiegania ich powtórzeniu.

Zgodnie ze Standardami Akredytacyjnymi Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia, istotne zdarzenia związane z pobytem pacjenta w szpitalu, takie jak reoperacje, readmisje czy przedłużenie hospitalizacji, powinny być starannie analizowane. Ich identyfikacja i ocena służą do określania zagrożeń i redukcji ryzyka w oddziałach i szpitalu. Regularność analizy, co najmniej dwa razy w roku, pozwala na monitorowanie sytuacji i podejmowanie środków zaradczych.

Jak powinna wyglądać taka modelowa analiza przyczyn źródłowych zdarzeń niepożądanych? Ogólne kroki, które może podjąć osoba odpowiedzialna podczas analizy przyczyn źródłowych zdarzeń niepożądanych powinny obejmować:

1. Zbieranie Danych: polegający na identyfikacji i zgromadzeniu wszelkich dostępnych danych związanych ze zdarzeniem niepożądanym obejmujących dane dotyczące: pacjenta, opis zdarzenia, datę, czas, miejsce itp.
2. Określenie Zakresu Analizy: obejmujące wszystkie związane ze zdarzeniem obszary czy procesy.
3. Powołanie Zespołu: składającego się ze specjalistów z różnych dziedzin, w zależności od charakteru zdarzenia (np. lekarze, pielęgniarki, ale też specjaliści IT czy prawnicy),
4. Analiza przyczyn bezpośrednich jak i głębszych (podstawowych) zdarzenia: bezpośrednie przyczyny to, takie jak np. błędy personelu, problemy z komunikacją, błędy w procedurach. Natomiast błędy głębokie (podstawowe) leżą u np. błędy w zarządzaniu ryzykiem, niewystarczające zasoby ludzkie czy finansowe, niewłaściwa kultura organizacyjna, która nie skupia się na bezpieczeństwie pacjenta, a zamiast tego skupia się na efektywności kosztowej czy unikaniu kary.
5. Opracowanie działań naprawczych: wprowadzenie zmian w systemach i procedurach w oparciu o zidentyfikowane przyczyny,
6. Raportowanie: sporządzenie raportu przyczyn źródłowych, zawierającego wszystkie informacje, zidentyfikowane przyczyny, wprowadzone poprawki i wnioski.
7. Monitoring skuteczności: regularne monitorowanie wprowadzonych zmian, w celu oceny ich skuteczności.

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie wewnętrznego systemu pełni kluczową rolę w zapewnieniu wysokiej jakości i bezpieczeństwa opieki zdrowotnej i decyduje o sukcesie całego przedsięwzięcia. Jej zadania obejmują nie tylko reakcję na zdarzenia niepożądane, ale również proaktywne działania mające na celu ciągłe doskonalenie systemu. Skuteczne zarządzanie jakością to nie tylko spełnianie norm prawnych, ale przede wszystkim troska o dobro pacjenta i ciągłe dążenie do podnoszenia standardów opieki zdrowotnej.

Prowadzenie wewnętrznego systemu nie będzie skuteczne bez jednego z ważniejszych elementów, któremu należy poświęcić szczególne miejsce w tym systemie tj. badaniu opinii i doświadczeń pacjenta.

Jeśli masz pytania dotyczące wdrożenia i utrzymania wewnętrznego systemu zarządzania jakością i bezpieczeństwem odezwij się do nas na office@ipsolegal.pl lub bezpośrednio do mec. Błażeja Wągiela.